Jakich dokumentów rzeczywiście potrzeba aby ubiegać się o zwrot podatku VAT?

 

Jakich dokumentów rzeczywiście potrzeba, aby ubiegać się o zwrot podatku VAT?

W grudniu 2016r. Sąd Apelacyjny skrytykował fakt odmówienia zwrotu podatku VAT przez HM Revenue & Customs (HMRC) którego powodem był brak standardowych wymaganych przez urząd dokumentów. Czego dokładnie potrzebujemy ubiegając się o zwrot podatku VAT z poniesionych zakupów?

 Właściwa dokumentacja

Jeśli chodzi o ubieganie się o zwrot podatku VAT, HMRC w swoim przewodniku pisze o konieczności dostarczenia dowodu w postaci odpowiedniej dokumentacji. Podaje następujące przykłady:

·         Faktury VAT zawierające wszystkie prawnie wymagane informacje,

·         Faktury wystawiane w ramach samofakturowania ze wszystkimi wymaganymi elementami i tylko pod         warunkiem otrzymania od HMRC pozwolenia na ich stosowanie,

·         Mniej szczegółowe faktury na których wartość dostawy opodatkowanej nie przekracza 250 GBP,

·         Poświadczone rozrachunki płacone w transzach w ramach przemysłu budowlanego.

Rada 1

Mniej szczegółowymi fakturami mogą być także dowody sprzedaży takie jak np. rachunki otrzymane na stacji paliw czy w mniejszych sklepach przydrożnych itp.

Rada 2

Można ubiegać się o zwrot podatku VAT z dokonanych zakupów bez faktur jeśli ich wartość nie przekracza 25 GBP, np. w przypadku skorzystania z automatów przyjmujących monety, ale tylko jeśli jesteśmy w stanie udowodnić, że dostawca jest podmiotem zarejestrowanym na VAT.

Podmiot wyszczególniony na fakturze

Powszechnym mitem jest wciąż przeświadczenie, że rachunek musi być wystawiony na firmę która ubiega się o zwrot podatku VAT. W rzeczywistości, prawo stanowi, iż jedyną osobą która może otrzymać zwrot VAT-u jest ta, która otrzymuje dostawę danego towaru. Nie można więc ubiegać się o zwrot podatku VAT za towary i usługi zakupione przez siebie i na własny użytek.

Jednak z drugiej strony – jeśli faktura zawiera dane innej osoby, przykładowo pracownika, a zakup został dokonany na potrzeby działalności przedsiębiorstwa, wówczas istnieje możliwość ubiegania się o zwrot podatku. Rada Zawsze lepszą opcją jest otrzymanie faktury czy rachunku wystawionego bezpośrednio na daną firmę aby uniknąć wszelkich wątpliwości podczas kontroli ze strony urzędu.

Brak faktury?

Jak wspomniano wyżej, należy dysponować odpowiednimi dowodami aby otrzymać zwrot podatku VAT, ale nie oznacza to, że dokumenty inne niż faktury i rachunki są niewystarczające.

Może wystąpić sytuacja w której otrzymanie ich od dostawcy okaże się być niemożliwe, wówczas HMRC zaakceptuje taki stan rzeczy, ale pod warunkiem, że można stwierdzić iż:

·         Nabycie rzeczywiście miało miejsce (na podstawie alternatywnych dowodów),

·         Zakup był na rzecz firmy,

·         Dokonano wiarygodnego sprawdzenia dostawcy,

·         Zawarto porozumienie zakupu między firmą a dostawcą.

Dowód zapłaty podatku VAT

Alternatywny dokument mogący posłużyć jako dowód musi poświadczać, że VAT faktycznie został naliczona i firma go zapłaciła, a do tego najlepiej załączyć także wyciąg bankowy pokazujący przelew dokonany dla dostawcy. Trzeba też udowodnić, że dobra lub usługi są faktycznie wykorzystywane w przedsiębiorstwie.

Rada

O ilości i właściwościach dowodów niezbędnych do przedstawienia kontrolerowi z HMRC decyduje wysokość kwoty o której zwrot się ubiegamy. W przypadku zwrotów w wysokości 20 GBP czy 30 GBP nie trzeba się zbytnio przejmować, lecz gdy w grę wchodzą wyższe kwoty, najlepiej upewnić się czy dysponujemy wystarczającymi dowodami zgodnymi z kryteriami wyznaczonymi przez urząd. Aby ułatwić sobie współpracę z HMRC najlepiej postarać się zawsze o otrzymanie kompletnej faktury VAT jeśli jest to tylko możliwe. Faktury te jednak mogą być wystawione na kogoś innego (np. pracownika) o ile można udowodnić, że zakup nastąpił na potrzeby firmy. Jeśli nie jesteśmy w stanie uzyskać faktury, HMRC musi rozważyć inne dowody takie jak np. oświadczenie dostawcy.