Jak wystawiać faktury i rozliczać VAT w oczekiwaniu na numer VAT?

Obecnie, w większości przypadków HM Revenue & Customs potrzebuje około dwóch tygodni na weryfikację i przeprocesowanie aplikacji o zarejestrowanie na VAT. Aplikacje złożone przez system online są procesowane szybciej.

Czasem zdarza się, że HMRC potrzebuje więcej czasu na dodatkową kontrolę i sprawdzenie aplikacji, trwa to do dwóch miesięcy.

Musisz zacząć prowadzenie ewidencji i rozliczać VAT od daty, od której jesteś zobowiązany do zarejestrowania się na VAT, nawet jeśli nie otrzymałeś jeszcze numeru VAT od HMRC. Jeśli rejestrujesz się dobrowolnie musisz rozliczać VAT od daty, którą podałeś w aplikacji jako datę od której chcesz być zarejestrowany.

Po złożeniu aplikacji

Gdy Twoja aplikacja zostanie sprawdzona i przeprocesowana otrzymasz zaświadczenie potwierdzające rejestrację, które zawiera Twój numer VAT.

Jeśli złożyłeś aplikację online, otrzymasz zaświadczenie również online przez stronę usług HMRC (Your HMRC services page). Następnie możesz je wydrukować jeśli chcesz. Jeśli prosiłeś swojego pośrednika lub doradcę podatkowego o złożenie aplikacji w Twoim imieniu, Zaświadczenie zostanie wysłane pocztą bezpośrednio do Ciebie.

Jeśli HMRC zdecyduje, że Twoja aplikacja zawiera nieprawdziwe informacje lub błędy, zostanie odrzucona.

Rozliczanie VAT przed otrzymaniem numeru VAT

Pomiędzy złożeniem aplikacji a otrzymaniem numeru VAT, musisz rozliczać VAT i płacić należności VAT. Jesteś do tego zobowiązany od daty, od której musisz być zarejestrowany na VAT lub, w przypadku dobrowolnej rejestracji, od daty, którą podałeś w aplikacji jako datę rejestracji (a nie od daty złożenia aplikacji lub daty otrzymania numeru VAT)

Możesz także odzyskać VAT, który płacisz przy dostawach od daty kiedy musisz być zarejestrowany. Również od tej daty musisz prowadzić ewidencję i dokumentację wszelkich faktur, w których Twoi dostawcy naliczają VAT.

Wystawianie faktur w międzyczasie

Dopóki nie otrzymasz numeru VAT nie możesz naliczać ani wykazywać VAT na fakturach, które wystawiasz. Aby nie być stratnym w okresie po złożeniu aplikacji, ale przed otrzymaniem numeru VAT, powinieneś podnieść ceny swoich produktów lub usług o kwotę równą VAT i wyjaśnić swoim klientom dlaczego tak zrobiłeś.

Po otrzymaniu numeru VAT możesz wystawić te faktury ponownie, tym razem zamieszczając w nich Twój numer VAT i kwotę VAT. Dzięki temu Twoi klienci będą mogli odzyskać VAT, który poprzednio zapłacili.

Co się dzieje w przypadku dobrowolnej rejestracji między złożeniem aplikacji
a otrzymaniem numeru

Jeśli złożyłeś aplikację o rejestrację VAT dobrowolnie musisz zacząć rozliczać VAT od daty, którą podałeś w aplikacji jako datę, od której chcesz być zarejestrowany.