Podczas pierwszej wizyty z HMRC powiedziano Ci, że Twój rejestr VAT nie spełnia wymagań i że jeśli nie ulegnie to poprawie zostanie nałożona kara? Czego dokładnie wymagają przepisy?

Kary

W ciągu ostatnich kilku lat HMRC robiło sporo szumu na temat właściwego przechowywania dokumentacji dotyczącej VAT. Od 2011 wprowadzony został program sprawdzania firmowych rejestrów. Dla zapewnienia przestrzegania zasad jest też groźba kar w wysokości do £3,000 (np. podatek od dochodów). Można je nałożyć poprzez podatki bezpośrednie ale w przypadkach dotyczących niewłaściwego przechowywania dokumentacji dotyczącej VAT kary mogą wynosić do £500.

Dodatkowe wymogi dla VAT

W przypadku podatków bezpośrednich typowe księgowe przechowywanie dokumentów jest dla HMRC wystarczające. Inaczej wygląda to jednak w przypadku VAT. Tu dodatkowo należy prowadzić:

- konto VAT – ogólnie rzecz ujmując jest to uzasadnienie dla każdej kwoty, która znajduje się na rozliczeniu VAT

- kopie wystawionych przez firmę faktur VAT

- oryginalne faktury VAT lub podobny dokumenty dla VAT-u zapłaconego przy zakupie

- dokumenty dotyczące exportu

- faktury korygujące

Wskazówka. Możesz przekształcić te dokumenty w formę elektroniczną i przechowywać je w ten sposób, np. skanując otrzymane dokumenty, tworząc pliki PDF. Jednakże w tym celu musisz najpierw uzyskać pozwolenie od HMRC.

Porządek

Dokumenty wymagane przez HMRC muszę być przechowywane w sposób, który pozwoli na ich łatwe znalezienie w przypadku inspekcji. Wrzucanie paragonów do torb zakupowych nie będzie dobrze postrzegane przez urząd. Nie ma metody określonej przez przepisy, jednak należy mieć system który pozwoli na wskazanie każdego dokumentu (faktury, rachunku) z którego wynikają poszczególne kwoty na rozliczeniu VAT.

Dane dotyczące VAT na dokumentach sprzedaży

Wystawiane faktury muszą zawierać określone informacje, np. numer VAT, stawka VAT.

Czas przechowywania dokumentów

Osobliwie, podczas gdy czas jaki HMRC ma na dostosowanie formularzy deklaracji to cztery lata plus obecny okres rozliczeniowy, dokumenty dotyczące VAT należy przechowywać przez 6 lat. W przypadku ziemi i budynków nawet do 20 lat.

Wskazówka. Można wnioskować w HMRC o skrócenie tego okresu jeżeli przechowywanie stanowi problem. Na przykład w sytuacji, gdy firma kończy swoją działalność. Wniosek ten musi mieć formę pisemną.

 

Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt.

Telefon: 0208 099 4474

Email: info@biuropodatkowe.co.uk