Ubieganie się o zwrot podatku VAT przed rozpoczęciem handlu

Wiele osób nie bierze pod uwagę podatku VAT do momentu aż roczny obrót ich firmy nie sięgnie określonego progu powodując konieczność rejestracji. Czy mogą jej dokonać przed pojawieniem się jakiejkolwiek sprzedaży, a jeśli tak, czy jest to opłacalne?

 Zysk z podatku naliczonego

Istnieje możliwość wstecznego ubiegania się o zwrot podatku VAT od wydatków na towary i usługi, które zostały poniesione zanim firma rozpoczęła handel – są to tzw. koszty początkowe. Występuje tu jednak ograniczenie czasowe.

Rada 1 Nowo założone firmy mają prawo przy pierwszym rozliczeniu VAT ubiegać się o zwrot naliczonego podatku VAT od dóbr zakupionych w pierwszych 4 latach działalności przed dokonaniem rejestracji pod warunkiem, że dobra były przez ten okres czasu użytkowane i wciąż są w posiadaniu firmy na dzień rejestracji na VAT.

Rada 2 HMRC potwierdziło ostatnio, że nie jest wymagane zastosowanie deprecjacji czy też dodatkowej korekty z tytułu zużycia danego dobra. Oznacza to, że kwota podatku naliczonego do zwrotu to równowartość kwoty podatku VAT wykazanej na oryginalnej fakturze zakupu. W przypadku zakupu usług przed rejestracją na VAT, limit czasu w którym należy ubiegać się o zwrot wynosi 6 miesięcy przed rejestracją.

Jeśli występuje ryzyko, że handel nie rozpocznie się w przedziale czasowym określonym przez powyższe limity lub też zakupione dobra nie pozostaną w użytkowaniu do tego momentu, ubieganie się o zwrot VAT może być już niemożliwe. Na szczęście jest na to sposób.

Zamiar prowadzenia handlu

Prawo daje możliwość rejestracji na VAT przed momentem dokonywania sprzedaży opodatkowanej i jest to wówczas rejestracja z zamiarem prowadzenia handlu. Nie jest ona równoznaczna z rejestracją dobrowolną, która ma miejsce w sytuacji gdy firma prowadzi handel jednak pozostaje on poniżej progu stwarzającego obowiązek rejestracji.

Przedsiębiorcy zwykle obawiają się rejestracji spowodowanej zamiarem prowadzenia handlu, jednak możliwość ta jest zawarta w ustawie – paragraf 9, Ustawa o podatku VAT, 1994 (Value Added Tax Act 1994).

Prawo stanowi, iż przedsiębiorca musi udowodnić HMRC, że prowadzi firmę. Spoczywa na nim również obowiązek dostarczenia urzędowi dowodów (jeśli zostanie o to poproszony) potwierdzających istnienie autentycznej firmy w danym miejscu i wyraźny zamiar prowadzenia handlu.

Dowody

Dokumenty jakie mogą zostać przedstawione HMRC aby uzasadnić zamiar prowadzenia handlu są następujące:

·         Biznes plan,

·         Potwierdzenia zakupu środków trwałych oraz wynajmu nieruchomości                             stanowiących miejsce prowadzenia działalności,

·         Zamówienia oraz korespondencja z potencjalnymi dostawcami i odbiorcami,

·         Prognozy przepływów pieniężnych oraz współpracy z bankami,

·         Dokumenty potwierdzające  otwarcie konta biznesowego.

Nie jest to lista ograniczona do powyższych pozycji, więc również inne dokumenty mogą zostać przedstawione jako dowody.

Porada

Nie ma określonego limitu czasowego pomiędzy datą rejestracji a momentem w którym przewiduje się odnotowanie przez firmę pierwszej opodatkowanej sprzedaży. Wielu przedsiębiorców nie będzie wiedziało kiedy dokładnie rozpoczną handel, ponadto może być to zależne od innych czynników, np. zakończenia przez budowlańców głównych prac renowacyjnych czy też zmian w uwarunkowaniach ekonomicznych.

Odrzucona aplikacja

Jeśli przedsiębiorca dostarczył do urzędu dowody autentycznego zamiaru prowadzenia handlu, HMRC powinien bez żadnego problemu przeprocesować aplikację. W większości przypadków odrzucenia aplikacji najczęściej wynika ono z postrzegania przed urząd potencjalnej działalności jako hobby zamiast faktycznej chęci prowadzenia firmy.

Przykład: John często bywa na targach i kupuje na nich ceramiczne talerze. Zgromadził już w domu pokaźną kolekcję i zaczął nimi handlować na eBay’u. Jest także członkiem forum dyskusyjnego na temat talerzy ceramicznych.

W tej sytuacji, motywem John’a skłaniającym go do handlu ceramicznymi talerzami jest jego hobby, a nie chęć prowadzenia działalności gospodarczej. Jednak w przyszłości może się okazać, że John zacznie kupować talerze ceramiczne z zamiarem ich dalszej sprzedaży i chęcią otrzymania z tego tytułu zysku. Wówczas jego hobby stanie się przedsięwzięciem gospodarczym.

Orzecznictwo

Znany jest przypadek firmy TL Step by Step Ltd w którym to HMRC najpierw przyznał numer VAT aby jeszcze w ten sam dzień wyrejestrować spółkę z VAT z uwagi na brak wystarczających dowodów na autentyczną chęć prowadzenia handlu.

Działalnością gospodarczą zadeklarowaną przez tą firmę była sprzedaż piwa, wina i spirytusu restauracjom oraz dodatkowo konsultacje biznesowe. Jednakże jedynym dowodem na prowadzenie handlu były odnotowane dwie sprzedaże wina dla znajomych właściciela tej firmy (w 8  miesięcznym odstępie czasu) oraz brak jakiejkolwiek dokumentacji typu: zamówienia od klientów, korespondencja, biznes plan czy też lista potencjalnych klientów.

Co więcej, głównym źródłem dochodu dyrektora było zatrudnienie w przedsiębiorstwie handlującym winem co sugerowało, iż nie prowadził on przedsięwzięcia gospodarczego bezpośrednio przez własną firmę.

Rada: Lekcją jaką można wynieść z powyższego przypadku jest świadomość ogromnej różnicy między aspiracjami posiadania firmy a wyraźnym zamiarem opodatkowanej sprzedaży w przyszłości. Generalną zasadą byłoby tutaj postawienie sobie pytania: jeśli byłbym urzędnikiem w HMRC weryfikującym aplikacje czy na podstawie otrzymanych dowodów mógłbym jednoznacznie stwierdzić autentyczną chęć prowadzenia handlu?

2 lub 3 lata po rejestracji na VAT z zamiarem prowadzenia handlu rejestracja wygasa. Co dzieje się w sytuacji gdy przedsiębiorca zdecyduje się prowadzić firmę nie dokonując dotychczas żadnej sprzedaży?

Powstaje pytanie: czy HMRC będzie uważało że skoro firma nigdy nie zapłaciła żadnego podatku należnego nakładanego na sprzedaż to musi zwrócić podatek naliczony wykazany w rozliczeniach VAT? Czy mogą zostać w takim przypadku naliczone kary?

Odpowiedź na to pytanie brzmi: nie, dopóty dopóki wydatki te były ponoszone na rzecz firmy w wynikały z zamiaru jej prowadzenia. Główną kwestią w odniesieniu do zwrotu podatku naliczonego jest to, że zwrot (w większości przypadków) następuje zawsze na podstawie informacji i faktów dostępnym na moment ubiegania się o ten zwrot – to co wydarzy się w przyszłości jest wówczas nieistotne. Jeśli przedsiębiorstwo faktycznie nigdy nie prowadziło i nie prowadzi obecnie handlu to wydatki zostaną zakwalifikowane jako koszty zatrzymane (ang. abortive costs).

Długoterminowe przedsięwzięcie

Zdarza się niekiedy przypadek w którym HMRC będzie czekał 5, a nawet 10 lat na pierwszą sprzedaż dokonaną przez firmę do momentu jej rejestracji na VAT spowodowanej zamiarem prowadzenia handlu.

Przykładem tego typu długoterminowych przedsięwzięć może być projekt dla nieruchomości komercyjnych. Inny przykład stanowi działalność wymagająca zasadzenia drzew i oczekiwania na ich wzrost celem pozyskania drewna lub owoców na sprzedaż co występuje przy zbiorze i sprzedaży jabłek. Termin jest nieistotny – wciąż można ubiegać się o zwrot podatku naliczonego tak długo jak występuje zamiar prowadzenia handlu.

Przykład: Jim zakupił grunt z zamiarem założenia sadu z jabłkami które po zebraniu będzie sprzedawał. W związku z tym w 2017 roku poniesie następujące koszty:

·        Opłata dla agencji pracy która dostarczy pracowników potrzebnych do                             przygotowania pól i zasadzenia drzew (standardowa stawka podatku VAT),

·         Zakup drzewek owocowych (0% stawka podatku VAT),

·         Koszty materiałów i pracowników potrzebnych do zbudowania magazynu                       (standardowa stawka podatku VAT).

Powyższe koszty zawierają łącznie 45,000 GBP podatku VAT. Jim nie przewiduje dokonania pierwszej sprzedaży wcześniej niż w 2027 roku. Stratą czasu byłoby dla Jim’a wstrzymanie się z ubieganiem o zwrot podatku VAT do momentu rejestracji przed samą sprzedażą. Jednak jeśli wystąpi o rejestrację z zamiarem prowadzenia handlu, będzie mógł odzyskać podatek z góry.

Przedsiębiorcy mogą zarejestrować się na VAT mając jedynie zamiar prowadzenia handlu jeśli są w stanie udowodnić wiarygodność tego zamiaru. To przyniesie dodatnie przepływy pieniężne, szczególnie widoczne przy długoterminowych przedsięwzięciach gdzie pierwsza sprzedaż może nastąpić dopiero po wielu latach.