Prowadzenie firmy w UK

 

Obowiązki dyrektorów

Jako dyrektor firmy Ltd Twoim obowiązkiem jest:

·         Przestrzeganie zasad firmy zawartych w dokumencie Articles of association,

·         Prowadzenie ewidencji i informowanie o zachodzących zmianach,

·         Sporządzanie sprawozdania rocznego (tzw. accounts) oraz rozliczenia firmy (tzw. Corporation Tax Return),

·         Informowanie innych udziałowców o możliwości osiągania osobistych korzyści w wyniku działań prowadzonych przez firmę,

·         Zapłata podatku od przedsiębiorstw,

·         Rejestracja na self-assessment i sporządzenie corocznego rozliczenia podatkowego.

Nie musisz rejestrować się na self-assessment i przesyłać deklaracji jeśli Twoja firma jest organizacją pożytku publicznego (np. fundacją), a Ty nie pobierasz z niej żadnych korzyści materialnych, jak np. samochód firmowy.

Możesz zatrudniać inne osoby które zajmą się codziennymi sprawami związanymi z prowadzeniem przedsiębiorstwa np. księgowego, jednak jako dyrektor jesteś wciąż osobą odpowiedzialną w świetle prawa za ewidencję, sprawozdania finansowe i działalność firmy. W przypadku niedopełnienia swoich obowiązków z tytułu roli dyrektora, możesz zostać ukarany grzywną, zaskarżony w sądzie lub zawieszony w tej funkcji. Aby dowiedzieć się więcej na ten temat skontaktuj się z profesjonalnym doradcą lub stowarzyszeniem do spraw handlu.

Wypłacanie środków pieniężnych z firmy w UK

Sposób pobierania środków finansowych z firmy uzależniony jest od ich kwoty.

Wynagrodzenia, wydatki i benefity

Jeśli chciałbyś aby Twoja firma wypłacała wynagrodzenia Tobie lub innym pracownikom musisz zarejestrować się jako pracodawca. Firma będzie wówczas potrącać podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenia społeczne z wynagrodzeń i odprowadzać je do HMRC wraz ze składkami obciążającymi pracodawcę. Jeśli Ty lub jeden z Twoich pracowników wykorzystuje majątek spółki do celów prywatnych, musi to wykazać jako benefit i zapłacić odpowiedni podatek.

Dywidendy

Dywidenda to świadczenie pieniężne jakie może zostać wypłacone udziałowcom danej spółki jeśli odnotowała ona zysk. Nie można traktować dywidend jako kosztów firmy przy obliczaniu Corporation Tax. Nie wolno też wypłacić dywidendy wyższej niż wypracowany zysk netto w obecnym lub w poprzednich latach.

Dywidendy muszą być wypłacone wszystkim udziałowcom. Aby tego dokonać należy zwołać spotkanie wszystkich dyrektorów celem zatwierdzenia osiągniętego zysku i możliwych do wypłacenia dywidend oraz przechowywać zapisy dokonanych ustaleń nawet jeśli jest powołany tylko jeden dyrektor w spółce.

Dywidenda – wymogi formalne

W przypadku każdorazowej płatności dywidendy z firmy w UK, należy wystawić dokument potwierdzający który musi zawierać następujące dane:

·         Data,

·         Nazwa firmy,

·         Imię i nazwisko udziałowca któremu wypłacana jest dywidenda,

·         Kwota płatności.

Kopia takiego dokumentu musi zostać również dostarczona dla udziałowca na rzecz którego dokonywana jest płatność. Dodatkowa kopia powinna być dołączona i przechowywana wraz z innymi dokumentami księgowymi.

Podatek od dywidend

Firma nie jest obciążona żadnym podatkiem jeśli chodzi o dywidendę, jednak udziałowcy muszą się z niej rozliczyć i zapłacić podatek jeśli przekroczy ona kwotę 5000GBP.

Pożyczki dla dyrektorów

Jeśli prowadząc firmę w Angli wypłaciłeś sobie więcej środków pieniężnych niż ich dostarczyłeś do firmy wówczas nie jest to dywidenda ani wynagrodzenie, ale pożyczka dyrektorska. Jeśli Twój spółka w UK wypłaca pożyczki należy przechowywać dokumentację takich zdarzeń. Istnieją szczegółowe zasady podatkowe jeśli chodzi o postępowanie z pożyczkami dla dyrektorów.

Konieczność zgłaszania zmian w spółce

Pewne zmiany jakie zachodzą w spółce muszą być zgłaszane w Companies House.

Zmiana adresu siedziby spółki

Prowadząc firmę w Anglii, musisz zgłosić w Companies House każdorazową zmianę jej adresu. Po jej zatwierdzeniu Companies House przesyła automatycznie taką informację do departamentu Corporation Tax w HMRC. Nowy adres Twojej firmy musi znajdować się z tej samej części UK co adres podany przy rejestracji spółki. Przykładowo, jeśli firma została zarejestrowana w Anglii lub Walii to nowy adres firmy musi być także w Anglii lub Walii. Do momentu zatwierdzenia nowego adresu w Companies House nie można uznać go jako oficjalnie zmieniony.

Inne zmiany jakie należy zgłaszać

W HMRC należy zgłosić następujące zmiany:

·         Dane kontaktowe firmy – Twoje imię, nazwisko, nazwa firmy, adres Twój lub spółki,

·         Powołanie księgowego lub doradcy podatkowego.

W ciągu 14 dni trzeba zgłosić do Companies House zmiany w:

·         Adresie pod którym przechowywana jest dokumentacja,

·         Powołanych dyrektorach lub ich danych jak np. adresy,

·         Sekretarzach spółki (powołanie nowego lub odwołanie obecnego).

Natomiast na zgłoszenie nowych udziałów Companies House daje miesiąc czasu.

Jak wprowadzać zmiany w Companies House?

Można tego dokonać za pomocą serwisu dostępnego online na stronie internetowej Companies House lub też w formie papierowej.

Zmiany wymagające zatwierdzenia przez udziałowców

Nad wprowadzeniem niektórych zmian należy przeprowadzić głosowanie wśród udziałowców. Zmianami takimi są: zmiana nazwy firmy, usunięcie dyrektora oraz zmiany w umowie spółki.

Takie głosowanie nazywane jest przyjęciem rezolucji. Większość uchwał podejmowane jest większością głosów (nazywane wówczas zwykłą rezolucją). Niektóre jednak mogą wymagać min. 75% głosów (co funkcjonuje pod nazwą rezolucji nadzwyczajnej). W Companies House można uzyskać informację na temat wszystkich rodzajów zmian i rezolucji jakie należy przeprowadzić.

Zmieniona nazwa firmy nie jest obowiązująca dopóki nie zostanie zatwierdzona przez Companies House.

Glosowanie przez udziałowców

Aby sprawdzić czy masz większość praw głosu, policz ilość udziałów które dają prawo głosu zamiast liczby udziałowców. Aby przygotować rezolucję nie trzeba się fizycznie spotykać. Jeśli odpowiednia liczba udziałowców zgodzi się co do danej sprawy, wystarczy sporządzić rezolucję w formie papierowej, pamiętając by napisać także do każdego udziałowca o ostatecznej decyzji.

 Zapisy księgowe

Powadzenie firmy w UK wiąże się z koniecznością przechowywania:

·         Dokumentów na temat firmy,

·         Dokumentów księgowych i finansowych.

Można wynająć profesjonalistów którzy zajmą się kompleksowo sprawami finansowo-księgowymi. HMRC może przeprowadzić kontrolę dokumentacji aby sprawdzić czy odprowadzane są właściwe kwoty podatków.

Dane jakie trzeba przechowywać to:

·         Dane dotyczące udziałowców, dyrektorów i sekretarzy,

·        Wyniki przeprowadzonych głosowań i rezolucji,

·         Przyrzeczenia spłat pożyczek w konkretnym terminie w przyszłości wraz z wyszczególnieniem odbiorcy,

·         Szczegóły obietnic złożonych przez spółkę co do zapłaty wrazie gdy z jej winy umowa nie zostanie dotrzymana,

·         Szczegółowe dane dotyczące zakupu lub sprzedaży udziałów w spółce,

·         Kredyty i pożyczki zabezpieczone pod zastaw aktywów będących w posiadaniu przedsiębiorstwa.

Jeśli dokumenty przechowywane są w innym miejscu niż siedziba spółki należy to niezwłocznie zgłosić w Companies House.

Trzeba także przechowywać dane osób o największej kontroli w przedsiębiorstwie (ang. PSC – people with significant control). Są to osoby które posiadają minimum 25% udziałów oraz praw głosu, mają prawo odwoływać i powoływać dyrektorów oraz mają wpływ i kontrolę nad spółką. Informacje na temat tych osób należy trzymać nawet jeśli nie spełniają już tej funkcji.

Obowiązkowe jest przechowywanie zapisów księgowych dotyczących:

·         Wszelkich środków pieniężnych otrzymanych i wydanych przez firmę,

·         Aktywów będących w posiadaniu spółki,

·         Długów,

·         Zapasów posiadanych przez przedsiębiorstwo na dzień zakończenia roku podatkowego,

·         Wydanych zapasów,

·         Wszelkich zakupionych i sprzedanych dóbr,

·         Dostawców oraz odbiorców.

Trzeba także przechowywać inne dane finansowe które posłużyły lub posłużą do obliczenia podatku dochodowego oraz przygotowania sprawozdania rocznego, a do których zalicza się:

·         Dokumentację poniesionych wydatków przez firmę, np. rachunki, zapisy stanu środków pieniężnych w kasie, potwierdzenia zamówień i dostarczenia towarów,

·         Dokumentację uzyskanych przychodów, np. faktury, kontrakty, dokumentacja sprzedaży, zapisy z kasy fiskalnej,

·         Wszelkie inne dokumenty jak np. wyciągi bankowe czy korespondencja.

HMRC może obciążyć Cię karą 3000GBP oraz zwolnić z funkcji dyrektora w przypadku nieprzechowywania dokumentów.

Jak długo należy przechowywać dokumenty?

Dokumenty należy przechowywać przez 6 lat licząc od dnia zakończenia ostatniego roku podatkowego którego dotyczą, lub dłużej jeśli:

·         Pokazują transakcje za okres dłuższy niż jeden rok podatkowy,

·         Firma nabyła coś co będzie wykorzystywane przez okres dłuższy niż 6 lat, np. maszyny lub               urządzenia,

·         Przesłaliśmy z opóźnieniem rozliczenie podatkowe firmy,

·         HMRC rozpoczął tzw. compliance check rozliczenia podatkowego. 

Zagubione/zniszczone/skradzione dokumenty

Jeśli nie jesteś w stanie zapewnić kopii traconych dokumentów musisz:

·         Zrobić wszystko co możliwe aby je odtworzyć,

·         Od razu poinformować o tym fakcie departament Corporation Tax,

·         Zawrzeć tę informację w rozliczeniu Corporation Tax.

Confirmation statement (poprzednio pod nazwą „annual return”).

Raz w roku trzeba sprawdzić czy informacje  o firmie jakimi dysponuje Companies House są aktualne I poprawne. Dokonuje się tego po przez dokument o nazwie confirmation statement (poprzednio nazywany annual return).

Podczas jego wypełniania należy sprawdzić następujące dane:

·         Adres siedziby spółki, dane dyrektorów, sekretarza oraz adresy pod którymi przechowywana jest dokumentacja,

·         Zestawienie zaangażowanego kapitału oraz informacje na temat udziałowców,

·         Kod SIC, czyli numer identyfikujący przedmiot działalności firmy,

·         Dane na temat osób o znaczącej kontroli.

Confirmation statement można wysłać pocztą lub online. Koszt wysyłki online wynosi 13GBP, natomiast w przypadku formy papierowej jest to 40GBP. Wypełniając confirmation statement można od razu zgłosić zmiany w kapitale czy udziałowcach, a także nowy kod SIC. Nie jest możliwe jednak wprowadzenie zmian dotyczących dyrektorów, adresu siedziby firmy czy też adresu pod którym przechowywana jest dokumentacja. Te zmiany zgłasza się w inny sposób.

Termin

Kilka dni przed terminem złożenia confirmation statement otrzymasz przypomnienie w formie maila oraz listu. Termin przypada zwykle na rok od momentu założenia firmy lub od momentu złożenia ostatniego confirmation statement. Raport ten może zostać przesłany do 14 dni po terminie. Brak jego dostarczenia może skutkować obciążeniem karą w wysokości 5000GBP oraz wykreśleniem spółki z rejestru.

Znaki, materiały biurowe oraz materiały promocyjne.

Znak

Firma musi posiadać swój znak handlowy zawierający nazwę spółki, umieszczony w miejscu siedziby oraz innych miejscach w których prowadzona jest działalność. Jeśli prowadzisz firmę w swoim domu, nie musisz umieszczać znaku.

Przykład

Jeśli prowadzisz trzy sklepy oraz biuro które nie znajduje się w Twoim domu, powinieneś umieścić logo w każdym z tych miejsc. Powinno być ono czytelne i widoczne nawet w trakcie godzin zamknięcia firmy.

Materiały biurowe i promocyjne

Nazwę firmy musisz zamieszczać na każdym dokumencie jej dotyczącym. Na listach biznesowych, zamówieniach oraz stronach internetowych masz obowiązek zawarcia:

·         Numeru rejestracyjnego firmy,

·         Adresu siedziby,

·         Miejsca zarejestrowania spółki (Anglia i Walia/Szkocja/Irlandia Północna),

·         Informacji iż jest to spółka Limited (zwykle posługując się pełną nazwą firmy zawierającą słowo „Limited” lub skrót „Ltd”).

Jeśli chcesz także zamieścić dane dyrektorów, musisz wymienić wszystkich z nich. Jeśli chcesz również zamieścić informację na temat kapitału spółki i jej wartości, musisz także wspomnieć o ilości ‘paid up’, tzn. ile udziałów jest w posiadaniu udziałowców.