Kadry i płace (payroll)

Rejestracja jako pracodawca

Jeśli chcesz zatrudnić pracownika w Wielkiej Brytanii lub będziesz zatrudniał podwykonawców w sektorze budowlanym, będziesz musiał zarejestrować się jako pracodawca. Celem rejestracji jest uzyskanie unikalnych numerów Employer Reference Numbers (ERN) dla firmy. Dzięki tym numerom możesz wysyłać raporty związane z pensją pracownika do urzędu, co jest konieczne, jeśli zatrudniasz kogoś na umowę.

Rejestracje według rodzaju działalności:

• Firmy limited – rejestracja jest konieczna w przypadku zatrudniania pracowników na etat, podwykonawców w sektorze budowlanym oraz dyrektorów (w tym siebie)

• Działalności self-employed – rejestracja jest konieczna w przypadku zatrudniania pracowników na etat oraz podwykonawców w sektorze budowlanym

• Indywidualnie – rejestracja przez osobę prywatną jest konieczna, gdy zatrudnia pomoc domową np. nianię

Aby zarejestrować firmę jako pracodawcę (czyli na PAYE) potrzebne są podstawowe dane firmy takie jak adres oraz numer rejestracyjny (registration number). Przydatny też będzie numer UTR ale nie jest on konieczny. Z pewnością przyspiesza on proces rejestracji, gdyż łatwiej jest firmę zweryfikować.

Rejestracji można dokonać online za pośrednictwem strony HMRC lub telefonicznie. Jeśli jako dyrektor nie masz jeszcze numeru National Insurance (NIN) a chcesz jak najszybciej zarejestrować firmę to będzie konieczna rejestracja przez telefon.

Czas oczekiwania na numery PAYE to około 5 dni roboczych.

Przygotowywanie listy płac

Payslip – czyli właśnie lista płac – to dokument, który wystawia pracodawca dla swojego pracownika. Każdy payslip zawiera:

• dane osobowe pracownika,
• pensję brutto oraz netto i ewentualne potrącenia z pensji (takie jak składki National Insurance Contribution, podatek),
• kod podatkowy (tax code) pracownika,
• NI Letter code – czyli kod National Insurance na podstawie którego wyliczane są składki
• datę, kiedy pensja powinna wpłynąć na konto pracownika (pay day)

Pay day dostosowywany jest w systemie na podstawie tego jak wypłacane są pieniądze pracownikom. Jeśli płacisz pracownikom pensje ostatniego dnia miesiąca to taki dzień można ustawić na PAYE. Możesz wtedy wypłacić pracownikowi pieniądze wcześniej ale nie później. Pracownik który nie otrzymuje wypłat na czas (zgodnie z ustalony pay day) ma prawo zgłosić się do trybunału.

Przy wyborze pay day należy pamiętać, że okresy PAYE trwają od 6 do 5 dnia kolejnego miesiąca np. payroll za miesiąc kwiecień 2020 trwa od 06.04.2020 do 05.05.2020.

Standardowa cykliczność payslipów to wstawianie ich co miesiąc, ale istnieją też inne konfiguracje. Można przygotowywać je co tydzień, co 2 tygodnie, co 4 tygodnie, kwartalnie a nawet raz w roku. Wszystko zależy od tego jak często płacisz swoim pracownikom.

Terminy składania raportów

Terminy wysyłania raportów PAYE są różne i zależne od dnia pay day ustawionego w systemie, natomiast dla każdego miesiąc zamyka się 5 każdego dnia miesiąca.

Jeśli więc ustawisz w swojej firmie pay day na 20 dzień miesiąca to raport musi być wysłany najpóźniej tego właśnie dnia, aby uniknąć kar z urzędu. Listy płac oraz raporty można przygotowywać wcześniej, najważniejsze to pamiętać aby nie spóźnić się z wysłaniem raportów na czas.

CIS – Construction Industry Scheme

Jeśli operujesz w tak zwanym „subcontractor payroll” i zatrudniasz podwykonawców w sektorze budowlanym, to wysyłanie raportów ma inne terminy. Okres CIS są takie same jak PAYE (czyli trwają od 6 do 5 dnia kolejnego miesiąca) ale termin na wysłanie raportu za dany miesiąc jest zawsze do 19 dnia po zakończonym okresie CIS. Czyli np. jeśli chcemy wysłać raport CIS za miesiąc kwiecień 2020 trwający od 06.04.2020 do 05.05.2020 mamy na to czas do 19.05.2020

Płatności za podatek, składki oraz podatek CIS zawsze musimy dokonać najpóźniej do 22 dnia miesiąca po zakończonym okresie PAYE/CIS czyli np. za okres kwiecień 2020, który kończy się 05.05.2020 płatności należy dokonać najpóźniej do 22.05.2020. Niezapłacenie podatku na czas może grozić naliczaniem odsetek.

Kary za spóźnione wysłanie raportów

Jeśli zdarzy się tak, że nie wyślesz raportu PAYE na czas (wyślesz raporty po dniu pay day ustawionym w firmie) to możesz otrzymać karę z urzędu.

Wysokość takiej kary może zależeć od ilości pracowników na payrollu oraz od okoliczności w jakich firma spóźniła się z wysłaniem raportu.

Kary w zależności od ilości pracowników:

Istnieją sytuacje, kiedy urząd z pewnością nie nałoży kary:

• jeśli jest to twój pierwszy raport PAYE zaraz po rejestracji (w ciągu 30 dni od wypłacenia pensji)
• jeśli jest to twoje pierwsze spóźnienie w roku podatkowym
• jeśli spóźniony raport został wysłany w ciągu 3 dni od dnia pay day (nie dotyczy sytuacji, kiedy raporty są wysyłane z opóźnieniem regularnie)

Istnieją również szacunkowe opłaty (specified charge), które pojawiają się gdy raport z PAYE nie został wysłany na czas i urząd oszacowuje na podstawie wcześniejszych raportów ile firma powinna zapłacić za spóźniony miesiąc. Zazwyczaj po wysłaniu spóźnionego raportu, specified charge zostaje anulowane i zastąpione faktyczną kwotą składek i podatku do zapłacenia.

Jeśli zdarzy się, że twoja firma otrzyma karę, można się od niej odwołać. Aby odwołanie było skuteczne trzeba mieć dobry powód, który będzie odpowiednio uzasadniony czyli tak zwana reasonable excuse (np. choroba, problemy techniczne).

Ukryte koszty zatrudnienia

Każdemu pracownikowi, po przekroczeniu pewnej kwoty, z pensji potrącane są składki oraz podatek. Kwota wolna od podatku w roku 2020-2021 to 12500 GBP w skali roku (1041 GBP miesięcznie). Natomiast jeśli chodzi o składki to jest to bardziej rozbudowane:

Od kwot “lower earnings limit” nie są pobierane żadne opłaty. Kwota netto zatem równa się kwocie brutto. Natomiast wszystkie kwoty powyżej „primary threshold” oraz „secondary threshold” będą generować opłaty. Składki, które są pobrane z pensji brutto pracownika widać na payslipach. Są one potrącone, ale to pracodawca ma obowiązek zapłacić je do urzędu. Jednak największym ukrytym kosztem dla zatrudniającego to składki pracodawcy, których nie widać na payslipie. Są wyliczane na podstawie „secondary threshold” i wynoszą 13.8%.

Auto enrolment

Zgodnie z ustawą o emeryturach każdy pracodawca jest zobowiązany do tego aby ustalić czy zatrudnieni przez niego pracownicy kwalifikują się do uczestnictwa w zakładowym funduszu emerytalnym.

To prawo nazywa się  ”Auto Enrolment”.

To, kiedy musisz dokonać weryfikacji Twoich pracowników i stworzyć dla nich Fundusz Emerytalny zależy od momentu zarejestrowania się jako pracodawca. Urząd powinien Cię poinformować o tym obowiązku pisemnie. Brak otrzymania listu nie zwalnia Cię jednak obowiązku ”Auto Enrolment”.

Zazwyczaj więc data rozpoczęcia obowiązku auto enrolment (czyli staging date) będzie datą zatrudnienia pierwszego pracownika.

Kryteria dla pracowników, którzy muszą być dodani do pension scheme:

• osoby, które nie przynależą jeszcze do żadnego zakładowego funduszu emerytalnego w UK
• mają 22 lata lub więcej
• nie osiągnęli jeszcze wieku emerytalnego 74 lat
• zarabiają więcej niż £10,000 rocznie
• pracują w UK

Jeżeli zatrudniasz chociażby jednego pracownika spełniającego powyższe kryteria jesteś PRAWNIE ZOBLIGOWANY do tego aby stworzyć zakładowy fundusz pracy i zarejestrować w nim pracowników, którzy się kwalifikują. Jeżeli tego nie zrobisz grozi Ci stała kara w wysokości od £400 do £50000 lub kara dzienna wysokości między £50 a £10000.