Polskie firmy coraz częściej delegują swoich pracowników do Wielkiej Brytanii, szukając możliwości rozwoju i dostępu do nowych rynków. Proces ten wiąże się z szeregiem wyzwań prawnych, administracyjnych oraz podatkowych. Czy pracownik, który jedzie do UK w celach zarobkowych zawsze musi posiadać odpowiednią wizę? Z jakich obowiązków musi się wywiązać pracodawca? O czym warto wiedzieć i gdzie szukać wsparcia, jeśli chodzi o delegowanie pracowników?
Delegowanie pracowników do UK – czy wizy są niezbędne?
W pewnych sytuacjach pracodawca może delegować pracowników do pracy w Wielkiej Brytanii bez konieczności posiadania wizy.
Po pierwsze, wiza nie jest potrzebna w przypadku krótkich wizyt biznesowych dotyczących np. negocjacji, spotkań z klientami czy udziałów w konferencjach. Taki pobyt nie może jednak przekraczać 6 miesięcy i nie może wiązać się z wykonywaniem pracy zarobkowej, która mogłaby zostać uznana za stałą działalność zawodową na terenie UK.
Po drugie, istnieje też możliwość delegowania pracowników w celu naprawy lub serwisowania i tego rodzaju obowiązki mogą oni wykonywać na podstawie wizy turystycznej. Pracownik nie może jednak wykonywać wtedy innych działalności zarobkowych.
Po trzecie, delegowanie pracownika do UK bez wizy może być możliwe także na zasadach przewidzianych w odrębnych przepisach lub umowach międzynarodowych – np. w ramach międzynarodowych projektów lub usług czy delegowania w ramach umów zawartych między firmami.
Kiedy delegowanie pracowników do UK wymaga uzyskania wizy?
Po wprowadzeniu nowego systemu migracyjnego w 2021 roku w większości przypadków wizy pracownicze są podstawą legalnego i zgodnego z przepisami podejmowania pracy w różnych sektorach brytyjskiej gospodarki.
W zależności od czasu trwania delegacji i rodzaju wykonywanej pracy obowiązują przy tym inne wymogi wizowe. Na przykład przy niektórych wizach wymagana jest znajomość języka angielskiego. Przepisy przewidują też minimalne nagrodzenie, które trzeba otrzymywać, by móc uzyskać wizę.
Posiadanie wizy jest konieczne w sytuacji, gdy pracownik:
- ma zamiar pracować na stałe lub dłuższy czas w UK (powyżej 6 miesięcy),
- wykonuje pracę uznawaną w Wielkiej Brytanii za zarobkową, a jego pobyt nie ma charakteru turystycznego, edukacyjnego czy przejściowego,
- obejmuje stanowisko wymagające specjalistycznych umiejętności lub kwalifikacji, na przykład: usług budowlanych, technicznych czy administracyjnych.
Jakie rodzaje wiz pracowniczych obowiązują w Wielkiej Brytanii?
W zależności od specyfiki delegacji, pracownicy powinni uzyskać konkretny wariant wizy pracowniczej, taki jak:
- Service Supplier Visa – dla pracowników realizujących kontrakty serwisowe;
- Temporary Work Visa – dla pracowników wykonujących zadania o charakterze czasowym;
- Skilled Worker Visa – dla specjalistów zatrudnionych w zawodach deficytowych, wymagających określonych kwalifikacji zawodowych (na przykład: IT, inżynieria, medycyna).
Pracownicy delegowani do pracy w UK muszą posiadać odpowiednie kwalifikacje zawodowe, które odpowiadają wymaganiom określonym dla danego stanowiska. W przypadku niektórych wiz, pracownik musi udowodnić znajomość języka angielskiego. Dodatkowo, aby otrzymać wizę do Wielkiej Brytanii, firma ma obowiązek zapewnienia pracownikowi wynagrodzenia spełniającego wymagania określonego przez Home Office – progi wynagrodzenia rocznego różnią się w poszczególnych rodzajach wiz.
Brak wizy pracowniczej – konsekwencje dla pracownika i pracodawcy delegującego do Wielkiej Brytanii
Najpoważniejszym ryzykiem związanym z brakiem odpowiedniej wizy jest odmowa wjazdu do Wielkiej Brytanii. Pracownicy, którzy przyjeżdżają do UK bez wymaganych dokumentów, mogą zostać deportowani do Polski, a ich wjazd może zostać zablokowany na dłuższy czas.
Co więcej, jeśli pracownik naruszy przepisy imigracyjne, może ponieść sankcje indywidualne, które obejmują zatrzymanie wjazdu do tego kraju i kary finansowe.
Konsekwencje przewidziano też dla pracodawców delegujących pracowników do UK bez wymaganych dokumentów. Taka firma też może otrzymać karę finansową, stracić pozwolenie na zatrudnianie obcokrajowców, a po wykryciu naruszeń, może zostać podana szczegółowym audytom ze strony służb imigracyjnych.
Rejestracja firmy jako sponsora. Jak dostać certificate of sponsorship?
Firma delegująca pracowników musi być zarejestrowana jako sponsor w Wielkiej Brytanii, by móc uzyskać dostęp do wiz pracowniczych.
Licencja sponsorska wydawana jest przez Home Office. Aby zarejestrować firmę i uzyskać certificate of sponsorship, pracodawca musi:
- złożyć wniosek o licencję sponsora na stronie rządowej – formularz wymaga podania szczegółowych informacji o firmie, jej działalności czy planach dotyczących zatrudniania. We wniosku należy wykazać, że firma faktycznie działa na terenie Wielkiej Brytanii,
- wybrać kategorię licencji odpowiadającą potrzebom firmy,
- złożyć wymagane dokumenty dodatkowe o które może poprosić Home Office (należą do nich między innymi: numer PAYE, raporty lub sprawozdania finansowe czy dokumenty wykazujące posiadanie lub wynajem lokalu będącego siedzibą firmy),
- opłacić wydanie licencji po otrzymaniu pozytywnej decyzji.
Pracodawca, który staje się sponsorem, musi też wywiązać się z pewnych obowiązków. Przede wszystkim musi mieć pewność, że pracownik spełnia kryteria wymagane do wydania licencji. Do jego obowiązków należy też prowadzenie ewidencji związanej z zatrudnionym pracownikiem oraz regularne składanie raportów do organów kontrolnych.
Skilled Work Visa, czyli procedura uzyskania wizy dla wykwalifikowanych pracowników
Wprowadzenie nowego systemu migracyjnego związanego z wizami pracowniczymi stanowi część szerszej strategii Wielkiej Brytanii dotyczącej kontroli migracji i równoczesnego pozyskiwania utalentowanych jednostek. Poprzez bardziej ukierunkowany i elastyczny system, rząd brytyjski stara się zrównoważyć potrzeby rynku pracy i kontrolę napływu obcokrajowców. To z kolei ma przyczynić się do zrównoważonego rozwoju gospodarczego i społecznego kraju.
Aby spełnić warunki procedury wizowej i uzyskać wizy pracownicze dla wykwalifikowanych pracowników, musi on udowodnić, że:
- będzie wykonywał pracę dla pracodawcy w Wielkiej Brytanii, który uzyskał zgodę Home Office i ma certyfikat sponsora;
- będzie wykonywał pracę znajdującą się na liście kwalifikowanych zawodów;
- otrzyma minimalne wynagrodzenie – jego wysokość zależy od rodzaju wykonywanej pracy i daty otrzymania CoS;
- potrafi komunikować się w języku angielskim na poziome średnio zaawansowanym B1 według Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego.
Taka wiza ważna jest do 5 lat.
Rezydencja podatkowa pracowników delegowanych do UK
Od rezydencji podatkowej zależy, w którym z krajów pracownik delegowany do UK będzie musiał płacić podatki.
Niewłaściwe ustalenia w tym zakresie mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych, zarówno dla pracownika jak i pracodawcy. Jednym z nich jest podwójne opodatkowanie, które oznacza, że pracownik będzie musiał płacić podatek dochodowy zarówno w UK, jak i w Polsce.
Dodatkowo jeśli HMRC uzna, że pracownik lub firma nieprawidłowo ustaliła rezydencję, może to prowadzić do nałożenia kar finansowych czy konieczności opłacenia odsetek za opóźnienia w płatnościach podatków.
Inne ryzyka związane z niewłaściwym ustaleniem rezydencji podatkowej to chociażby brak możliwości skorzystania z ulg podatkowych czy zwiększone koszty administracyjne, związane z koniecznością wystawienia korekt w deklaracjach podatkowych.
Rezydencja podatkowa a egzempcja 183 dni
Jeśli pracownik przebywa w UK więcej niż 183 dni w danym roku podatkowym to uznaje się go za rezydenta podatkowego w UK. Wtedy to właśnie na wyspach brytyjskich będzie rozliczał dochody uzyskiwane w kraju.
Jeśli natomiast pracownik nie przebywa w UK dłużej niż 183 dni, pracuje dla polskiej firmy, która ponosi jego koszty, może być zwolniony z podatku dochodowego w UK. Aby pracodawca lub pracownik mógł udowodnić, że przebywał w oddelegowaniu przez mniej niż 183 dni, konieczne jest zgromadzenie dokumentacji, która potwierdzi liczbę dni pobytu i miejsce rezydencji podatkowej. Mogą to być m.in. bilety lotnicze, rezerwacje podróży, dokumenty dotyczące przekroczenia granicy, faktury za hotel lub wynajem mieszkania czy rejestracja w systemach IT.
Składki na ubezpieczenie społeczne pracownika delegowanego
Pracownicy, którzy pracują w UK przez określony czas, muszą wiedzieć, gdzie powinni opłacać składki na ubezpieczenie społeczne – w Polsce, w UK czy może w obu krajach?
Wszystko zależy od rodzaju umowy o pracę, długości pobytu i obowiązujących umów międzynarodowych między Polską a Wielką Brytanią. Jeśli pracownik przebywa w UK przez okres powyżej 2 lat, może być zobowiązany do opłacania składek w tym kraju. W takim przypadku firma powinna zarejestrować go w systemie National Insurance i opłacać składki na ubezpieczenie społeczne w UK.
Po Brexicie Polska i Wielka Brytania podpisały umowę, która reguluje, gdzie należy opłacać składki na ubezpieczenie społeczne w przypadku pracowników delegowanych między tymi dwoma krajami. Umowa ma na celu uniknięcie podwójnego opodatkowania – pracownik delegowany do pracy płaci składki na ubezpieczenie społeczne tylko w jednym państwie.
Specjalne zasady dotyczą tzw. detached workers, czyli pracowników oddelegowanych przez firmę celem wykonania za granicą tymczasowych lub krótkoterminowych zadań. Takie osoby mogą być zwolnione z opłacania składek przez pierwsze 52 tygodnie pod warunkiem, że:
- nie mają statusu rezydenta Wielkiej Brytanii;
- co do zasady wykonują pracę poza Wielką Brytanią na rzecz zagranicznego pracodawcy;
- pracodawca wysłał ich do Wielkiej Brytanii na czas określony;
- w trakcie pobytu kontynuują pracę na rzecz zagranicznego pracodawcy.
Jak unikać błędów związanych z delegowaniem pracowników?
Wielka Brytania, podobnie jak inne kraje, posiada skomplikowane przepisy prawne dotyczące wiz, rezydencji podatkowej, delegowania pracowników czy odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne.
Przepisy zmieniają się regularnie, co sprawia, że poruszanie się w tych regulacjach bez odpowiedniej wiedzy, może prowadzić do poważnych błędów. Pracodawcy prowadzący polską firmę w UK muszą więc dokładnie rozumieć, w jakim kraju opodatkowane będą dochody i jakie obowiązki przepisy nakładają na nich w związku z delegacją pracowników do UK.
Wiele zależy od czasu trwania delegacji, statusu podatkowego pracownika oraz umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania między oboma krajami. Próby samodzielnego zagłębiania się w przepisy, bez odpowiedniego wykształcenia i praktycznego doświadczenia wiążą się z dużym ryzykiem popełnienia błędów. Dlatego zdecydowanie bardziej opłaca się powierzyć to zadanie ekspertom.
Jak nasze biuro rachunkowe może wspierać Cię w procesie delegacji pracowników w UK?
Od ponad 15 lat zapewniamy obsługę księgową polskim przedsiębiorcom działającym w UK. Nasi pracownicy zdobywali swoje kwalifikacje w Wielkiej Brytanii, dlatego możesz mieć pewność, że Twoja księgowość będzie prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Zapewniamy kompleksową obsługę w zakresie doradztwa wizowego, podatkowego i księgowego dla polskich firm delegujących pracowników do UK;
- Przygotowujemy dokumentację;
- Pomagamy w rejestracji jako sponsor;
- Wspieramy wiedzą przy spełnianiu wymogów wizowych i podatkowych i na bieżąco odpowiadamy na ewentualne pytania.
Skontaktuj się z nami już teraz, zyskaj pewność, że spełniasz wszystkie wymogi związane z delegowaniem pracowników i uwolnij czas, który przeznaczysz na dalszy rozwój swojego biznesu.
